「働き方改革」を機械導入で実現、残業時間の減少＋αの職場

人材育成にかける時間が残業を生む。悪循環を解消するために

パート、短時間勤務の契約社員を中心とする常駐スタッフに加え、随時50人近くの派遣スタッフが働くケイ・エム・ピー。仕事が増え人員を確保すればするほど、残業時間が長引くというジレンマを抱えていました。その背景についてセンター長の平松さんは「しばしば入れ替わる派遣スタッフの育成を、常駐スタッフがマンツーマンで指導していたため、溜まった本来の作業が後回しになり残業時間がなかなか減らないという状況が続いていました」と語ります。解決策として社長から「作業を機械化してはどうか」という案を受け、独自の機械を開発することになったのです。

こだわったのは生活家電のように誰もが使える機械

開発にあたり、平松さんが一番こだわったのは「生活家電のように誰にでも使いやすい」操作性でした。設定条件が一目でわかる液晶タッチパネル画面、接合部分はネジの代わりに磁石を採用。作業手順はランプの点灯で知らせる、作業内容が変わる際は音で注意喚起を促すなど、「機械に不慣れな高齢のスタッフ、初めて機械に触れるスタッフでも、スムーズに使える機械」が完成したのです。
平松さんは機械設計の経験や豊富な専門知識があったわけではないため、「生活家電」をイメージしながら細かい操作性を何度も何度も機械メーカーと相談し検証したそうです。

「これで残業時間が減らせる！」と喜んだのもつかの間、「最初はうまく稼働しなかったんです」と平松さん。スタッフは「こんな機械だったら、手作業でやるほうがましだ」と冷めた反応。機械メーカーの方が常駐し、夜間に修正に対応。出社すると「直しておきました！」の声が。そんなやりとりが続くうち、スタッフからも「ここはこうしたほうが…」と自発的に機械に歩み寄る姿勢が見られるようになりました。二人三脚で問題を解決し、ようやく軌道に乗ったのは半年後。「時間はかかりましたが、このときの経験が今の安定稼働に繋がっていると思います」。

人材育成のスピードが大幅に向上、残業時間も減少へ

機械の導入には開発や安定稼働までの時間以外にも費用の投資も大きいため、躊躇する企業も少なくないのではないでしょうか。「どこまで機械に求めるか、とても難しかったですね」と平松さんもいいます。同社では封入封緘、郵便区分仕分けなどの単純作業は機械で、商品の仕分け、ピッキング、複雑さを要する作業はスタッフによる手作業と、機械と人の手による仕事を棲み分けました。
「これまではスタッフが各自の裁量で作業を進めていた仕事ですが、機械の設計に伴いプロセスや役割分担を明確にしたことで、手順の共有化を図ることができました。
その結果、作業も育成も以前に比べ、格段に簡素化したため、1～2週間程度かかっていた指導時間は3日程度に短縮。残業時間も平均1～2時間に改善することができました」。

残業時間の減少以外にも変化はあったといいます。
「まず、作業の細分化によって、人員の調整がしやすくなり、新たな短時間勤務者の雇用に繋げることができました。さらに、以前は1時間あたり1800通程度作成できていたのが今は約3000通と2倍近くに倍増と生産性もアップしました」。

トレーサビリティの確保で、月70件のクレームが1件に

「働き方改革」で残業時間の減少は大きなテーマのひとつですが、その先にあるのは一人ひとりがいきいきと働けることです。同社でも今回の取り組みにより得られた大きな効果がありました。クレーム発生、対応にかかる精神的負荷の軽減です。同社では通信販売の商品封入などをしており、一人ひとりのお客様に応じた数種類の封入物があり、その作業は煩雑でした。
「人の手による作業だと、どうしても封入物の内容が違う、不足する等のミスが発生してしまいます。原因究明に無駄な時間を費やしたり、帰宅したスタッフに電話をかけて確認したりすることもありました。事実確認のための画像を残そうと工場内にカメラを設置し、トレーサビリティをとるようにしたのです。封入物のミスは機械で重さを図ることで解決。結果、それまで月70件程度あったクレーム数は月1件程度に激減し、スタッフも私も余計なストレスから解放されました(笑) 」。

残業できない後ろめたさから解放。職場に笑顔が生まれた

もともとは残業時間の減少を目的に機械化をすすめてきた取り組みに対し、スタッフはどう感じているのでしょうか。短時間勤務の契約社員として働く、森純子さん（38歳）に伺いました。
「私は週6日、10時から16時45分までの短時間勤務で、主に機械に資材を流す前のピッキング業務を担当しています。私の場合、子どものお迎えがあり残業ができないため、常に後ろめたい気持ちがありました。帰宅後も心配で会社に電話したり、子どもを実家に預けてまた職場に戻ったことも。機械導入後は残業が減ったので、精神的な負担はほぼ無くなりました。また、作業の効率化で、時間と心に余裕が生まれたせいか、職場でのコミュニケーションが活発になりましたね。笑顔が増え、社内の雰囲気が良くなりました」と森さん。

機械導入により生産性も向上したため、導入前よりも派遣スタッフの人数が減り、育成にかかる時間も減ったため、自分が担当する業務をもっと効率よくしたいと考えられるようになったともいいます。
「実はもともと結婚前に派遣スタッフとして働いていたことがあるんです。その時から職場のコミュニケーションは良くて、改善してほしいことを正直に伝えるときちんと対応してくれます。機械導入した時も最初は戸惑いもあったのですが、皆で『もっとこうしたほうがいい』など話し合いながら改善を重ねられたのが良かったのかなと思います」。

働き方改革でさらにコミュニケーションが活性化する働きやすい職場へ

機械導入による残業時間の減少は森さんのような子育て中のスタッフはもちろん、全スタッフの働き方を変えました。また、クレーム発生・対応にかかる精神的負荷も軽減でき、平松さんは「スタッフを守ることができるようになった」といいます。現在多くの企業が取り組む「働き方改革」では、残業時間の削減や有給休暇の取得について、その手法に注目が集まりますが、同社の取り組みから学ぶのは「残業時間の減少により、どのように働き、どのような職場にしたいのか」をきちんとイメージして取り組むことが大事であるということです。
残業をなくし帰宅後も仕事の心配をさせたくない、お客様に迷惑がかかるようなミスはしない、スタッフを守りたい、スタッフ同士が笑顔でコミュニケーションする職場でありつづけたい、取材を通して平松さんから何度も聞いたフレーズです。皆さんの職場で「働き方改革」を実行する際にも、これらの視点はヒントとなるでしょう。